Strukturēts e-rēķins: kam tas Latvijā jau šodien ir obligāts

Ja par e-rēķiniem pameklē internetā, diezgan ātri uzdursies rakstiem, kuros teikts, ka no 2026. gada 1. janvāra strukturēti e-rēķini Latvijā ir obligāti visiem uzņēmumiem arī savstarpējos darījumos. Tas vairs nav pareizi. Saeima 2025. gada 5. jūnijā šo termiņu pārcēla uz 2028. gada 1. janvāri.

Taču no tā nevajag secināt, ka tēma vēl divus gadus nav aktuāla. Daļa pienākuma ir spēkā jau kopš 2025. gada 1. janvāra, un tā attiecas arī uz pašnodarbinātajiem. Šis raksts par to, kur tieši šodien iet robeža.

Kas ir strukturēts e-rēķins

Vispirms jāatmet visizplatītākais pārpratums: PDF rēķins, kas nosūtīts e-pastā, nav strukturēts e-rēķins. Arī skenēts papīra rēķins nav. Tas, ka dokuments ir taisīts datorā un ceļo elektroniski, neko nemaina.

Grāmatvedības likuma 1. panta pirmās daļas 9. punkts to definē kā rēķinu, "kurš sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt" un kurš atbilst Eiropas standartam LVS EN 16931-1:2017, izmantojot sintaksi no LVS CEN/TS 16931-2:2017.

Praksē tas nozīmē XML failu ar noteiktiem laukiem. Ministru kabineta noteikumu Nr. 749 7. punkts precizē: XML struktūrai jāatbilst UBL 2.1 un Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijai.

Vienkāršā valodā: saņēmēja grāmatvedības programmai jāspēj no faila izlasīt summu, PVN likmi, datumu un pozīcijas bez tā, ka cilvēks tos pārraksta ar rokām. PDF to nespēj — tur cipari ir attēls uz lapas, nevis dati.

Kam tas ir obligāts šodien

Pienākumu nosaka Grāmatvedības likuma 11. panta 14. daļa. Pārejas noteikumu 8. punkts to atliek tikai tajos gadījumos, kad saņēmējs nav budžeta iestāde. No tā izriet trīs skaidras situācijas:

Rēķins budžeta iestādei — obligāti jau kopš 2025. gada 1. janvāra. Budžeta iestāde ir ministrija, pašvaldība, valsts aģentūra, valsts vai pašvaldības skola, slimnīca, bibliotēka, muzejs. Ja izraksti rēķinu tādai iestādei, tam jābūt strukturētam e-rēķinam. Šodien. Ne 2028. gadā.

Rēķins citam privātam uzņēmumam — vēl nav obligāti. Šis ir tas pienākums, kas pārcelts uz 2028. gada 1. janvāri. Līdz tam to drīkst darīt brīvprātīgi.

Rēķins fiziskai personai — neietilpst regulējumā vispār. 11. panta 14. daļa attiecas uz rēķiniem citam reģistrētam uzņēmumam. Privātpersonai rēķinu var turpināt izrakstīt ierastajā formātā.

Vai tas attiecas uz pašnodarbinātajiem

Jā. Šis ir punkts, kur visbiežāk kļūdās.

Grāmatvedības likuma 3. panta pirmās daļas 4. punkts uzskaita likuma subjektus, un tur skaidri minētas "citas fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību". Tā paša panta otrā daļa nosaka, ka ar terminu "uzņēmums" likumā saprot visus šos subjektus. Tātad, kad 11. panta 14. daļa runā par "uzņēmumu", tā runā arī par pašnodarbināto.

Divas lietas, kas neko nemaina:

• Mikrouzņēmumu nodokļa statuss. MUN ir nodokļu režīms, nevis atbrīvojums no grāmatvedības likuma. Nekur 11. pantā nav atsauces uz apgrozījumu, darbinieku skaitu vai nodokļu režīmu.
• Rēķina summa. Neliela darījuma sliekšņa šajā regulējumā nav. Rēķins par 40 eiro pašvaldības skolai ir tieši tāds pats gadījums kā rēķins par 4000 eiro.

Izņēmumi

Tie ir šauri un uzskaitīti 11. panta 16. daļā. Ievēro formulējumu: norma saka, ka atkāpties var — tā ir tiesība, nevis automātisks atbrīvojums. Gadījumi ir trīs:

1. Darījumi, kur samaksu apliecina kases aparāta dokuments. Uzmanīgi: norma piesaistās dokumenta veidam, nevis norēķinu formai. Vārds "skaidra nauda" tajā neparādās vispār. Ja rēķins ir izrakstīts un pēc tam apmaksāts skaidrā naudā, rēķins no pienākuma neatbrīvojas.
2. Rēķini, kas ģenerēti Nacionālā veselības dienesta Vadības informācijas sistēmā vai Nodarbinātības valsts aģentūras Bezdarbnieku uzskaites un reģistrēto vakanču informācijas sistēmā.
3. Četri konkrēti nosaukti subjekti: valsts drošības iestādes, Valsts policijas Galvenās kriminālpolicijas pārvaldes Izmeklēšanas atbalsta pārvalde, Nodokļu un muitas policija un Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojs.

Viss. Nekāda vispārīga atbrīvojuma maziem vai jauniem uzņēmumiem nav.

Datu iesniegšana VID

Kopš 2026. gada 1. janvāra e-rēķina dati par darījumiem ar budžeta iestādēm jāiesniedz arī VID. MK noteikumu Nr. 749 14. punkts nosaka termiņu: e-rēķinu VID iesniedz "vienu reizi ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas".

Vārds "vienu reizi" tur nav nejaušs — tas nav periodisks pārskats, bet vienreizēja darbība par katru rēķinu.

Kā to izdarīt bez maksas

MK noteikumu Nr. 749 10. punkts atļauj trīs piegādes kanālus: valsts e-adresi; pakalpojuma sniedzēja jeb operatora kanālu, kas integrēts ar VID API; vai VID elektroniskās deklarēšanas sistēmas API un datnes augšupielādi. Tie nav savstarpēji izslēdzoši — norma atļauj izmantot vienu vai vairākus.

Pašnodarbinātajam, kurš gadā izraksta dažus rēķinus valsts iestādei, praktiskākais ir e-adrese portālā Latvija.gov.lv. Tajā ir iebūvēta e-rēķina izveides forma — nav vajadzīga nekāda programmatūra.

Soļi:

1. Aktivizē e-adresi Latvija.gov.lv. To var izmantot arī fiziska persona no 14 gadu vecuma (Oficiālās elektroniskās adreses likuma 5. panta otrā daļa).
2. Pastkastē spied "Rakstīt".
3. Izvēlies veidlapu "Izveidot e-rēķinu" un spied "Aizpildīt veidlapu".
4. Aizpildi laukus — piegādātājs, maksātājs, saņēmēja iestāde, pozīcijas, PVN likmes.
5. Saglabā un nosūti.

VDAA norāda, ka portāla e-rēķinu risinājums atbilst PEPPOL BIS specifikācijai un LVS EN 16931-1+A1+AC standartam. Ja XML jau ir sagatavots citā programmā, to var arī augšupielādēt — tad sistēma no tā ģenerē gan PDF, gan XML datni.

Un — tas ir svarīgākais — atsevišķi VID nekas nav jāiesniedz: MK noteikumu Nr. 749 11. punkts nosaka, ka e-adreses sistēma e-rēķina ziņojumu VID iesniedz automātiski. Piecu darbdienu termiņš izpildās pats no sevis. (Tā pati norma piebilst, ka uzņēmumam vai tā operatoram jālieto aktuāla programmatūras versija integrācijai — tam, kurš raksta rēķinu tieši portāla formā, šis nosacījums neaktualizējas.)

Divi ierobežojumi, ko der zināt: forma pagaidām ļauj izveidot tikai komercrēķinu (kredītrēķinu caur to nevar), un katrs rēķins jāievada ar roku.

Ja rēķinu ir vairāk vai vajag kredītrēķinus, otrs ceļš ir grāmatvedības programma vai Peppol pieejas punkts, kas ģenerē XML un iesniedz to VID caur EDS API. Uzskaiti.lv ir viens no risinājumiem, kas to dara. Šajā gadījumā gan piecu darbdienu termiņa ievērošana kļūst par tavu atbildību, nevis notiek automātiski.

Ko der izdarīt tuvākajā laikā

• Pārskati, vai kāds no taviem klientiem ir budžeta iestāde. Ja ir un tu vēl sūti PDF — tas neatbilst prasībai jau divdesmit mēnešus.
• Ja tādu klientu nav, aktivizē e-adresi tāpat. Tā ir bez maksas un noder arī saziņai ar VID.
• Neplāno 2028. gada pienākumu kā tālu nākotni, bet arī nesteidzies pirkt risinājumu tagad. Līdz tam vēl var mainīties gan formāts, gan piedāvājums tirgū.

Viena dīvainība, ko der zināt

Likums atsaucas uz standartu LVS EN 16931-1:2017. Latvijas standartizācijas biroja katalogā šī konkrētā redakcija ir atcelta jau kopš 2020. gada un aizstāta ar LVS EN 16931-1+A1+AC:2020. Un valsts e-adreses risinājums praksē deklarē atbilstību tieši jaunākajai redakcijai, nevis tai, kas nosaukta likumā.

Praktiska riska uzņēmumam no tā nav. Eiropas Komisija norāda, ka 2017. gada versija migrācijas periodā paliek atbilstoša, un rēķins, ko izveido valsts sistēma, ir derīgs. Bet ja kādreiz salīdzini likuma atsauci ar standartu katalogu un tā nesakritība mulsina — tā ir reāla, un tā nav radusies ar kaut ko svaigu. Tā pastāv jau vairākus gadus.

Atsevišķi no tā, 2026. gada pavasarī CEN apstiprināja pilnīgi jaunu EN 16931-1 redakciju. Kad un kādā formā tā nonāks Latvijas likumā, pagaidām nav skaidrs, un tā ir vieta, kur nākamajos mēnešos vērts paskatīties.