Kā pašnodarbinātajam izrakstīt pirmo rēķinu

Pirmais rēķins parasti rodas steigā. Darbs ir padarīts, klients raksta "atsūti rēķinu", un seko pusstunda meklēšanas internetā ar sajūtu, ka kaut kas noteikti ir aizmirsts. Šis raksts ir par to, kas rēķinā ir obligāts pēc Latvijas likuma, kas nav obligāts, lai gan visi tā dara, un kuri soļi ir pirms rēķina un pēc tā.

Pirms pirmā rēķina: saimnieciskā darbība ir jāreģistrē

Rēķinu par saviem pakalpojumiem nevar izrakstīt "vienkārši kā privātpersona". Fiziskai personai, kas veic saimniecisko darbību, jāreģistrējas VID nodokļu maksātāju reģistrā — un termiņš ir "pirms saimnieciskās darbības uzsākšanas" (Ministru kabineta noteikumu Nr. 537 5.1.1. apakšpunkts). Konkrēta dienu skaita šai kategorijai nav; nav arī atļaujas reģistrēties pēc pirmā saņemtā maksājuma. Reģistrācijas dokumentus iesniedz VID Elektroniskajā deklarēšanas sistēmā (EDS).

Reģistrējoties izvēlas arī nodokļu režīmu — iedzīvotāju ienākuma nodokli no saimnieciskās darbības vai mikrouzņēmumu nodokli. Pats rēķins abos gadījumos izskatās vienādi; atšķiras deklarēšana un maksājumi.

Kas rēķinā jābūt: divi saraksti, ne viens

Latvijā rēķins ir grāmatvedības attaisnojuma dokuments. Šeit visbiežāk kļūdās arī tie, kas ir kaut ko lasījuši: obligāto rekvizītu saraksts nav viens, bet divi.

Pirmais — Grāmatvedības likuma 11. panta piektā daļa, deviņi punkti:

1. Dokumenta veida nosaukums — vārds "Rēķins".
2. Dokumenta datums.
3. Dokumenta numurs.
4. Ziņas par dokumenta autoru. Fiziskai personai, kas veic saimniecisko darbību, bet nav individuālais komersants, likums prasa "vārds un uzvārds, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods" — kods šeit ir obligāts, bez alternatīvas.
5. Ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt klientu, ja tas ir uzņēmums — tādas pašas, kādas prasītas par tevi.
6. Ja klients ir privātpersona, kas neveic saimniecisko darbību — vārds un uzvārds. Personas kodu norāda tikai pēc paša klienta pieprasījuma vai ja to prasa citi normatīvie akti.
7. Saimnieciskā darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē.
8. Atsevišķiem dokumentu veidiem — citi normatīvajos aktos noteiktie rekvizīti.
9. Atbildīgās personas paraksts — ar izņēmumiem, par kuriem zemāk.

Astotais punkts ir tas, kas ved pie otrā saraksta. MK noteikumu Nr. 877 33. punkts prasa rēķinā papildus norādīt mērvienību un daudzumu, vienas vienības cenu, darījuma novērtējumu naudas izteiksmē, piešķirtās atlaides, aprēķinātos nodokļus un kopsummu ar nodokļiem. Šie noteikumi attiecas arī uz pašnodarbināto — MK noteikumu Nr. 322 2. punkts vienkāršā ieraksta sistēmu tiem tieši pakārto. Tāpēc "deviņi rekvizīti" nav pilns pakalpojuma rēķina saraksts.

Ievēro, ko nevienā no abiem sarakstiem nav: samaksas termiņa, bankas konta, līguma numura, kavējuma procentu. Tie ir noderīgi un praksē tiek rakstīti gandrīz vienmēr, bet tie ir tavas un klienta vienošanās jautājums, nevis normatīva prasība.

Vēl divi tehniski nosacījumi: grāmatvedībā par vērtības mēru lieto euro (7. panta pirmā daļa), un ieraksti grāmatvedības reģistros tiek izdarīti latviešu valodā (9. panta pirmā daļa). Rēķina valodu šie panti nenosaka.

Vai rēķins jāparaksta?

Paraksts formāli ir rekvizītu sarakstā, taču tas pats punkts atsaucas uz izņēmumiem. Praksei svarīgākā ir 11. panta septītā daļa, kurā ir divi alternatīvi gadījumi, kad rēķins bez paraksta tomēr ir derīgs ārējs attaisnojuma dokuments:

• rēķins izsniegts citam uzņēmumam vai privātpersonai un "šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē";
• rēķins izsniegts privātpersonai, un darījuma esību pamato uzņēmuma vienošanās ar šo personu.

Atšķirība ir svarīga. Izrakstot rēķinu uzņēmumam, pieejams ir tikai pirmais variants — vajadzīgs līgums vai cits dokuments ar juridisku spēku. Mutiska vienošanās tur nestrādā. Rakstisks līgums vai vismaz apstiprināts pasūtījums tāpēc nav formalitāte.

Ko nevajag: skenēt papīra parakstu un līmēt attēlu PDF failā. Tas nav ne drošs elektroniskais paraksts, ne kaut kas, ko likums prasa.

Numurs: mazāk stingri, nekā baumo

Vārdu "nepārtraukta numerācija" normatīvajos aktos nav. MK noteikumu Nr. 877 28. punkts prasa numurā norādīt "vismaz attiecīgā attaisnojuma dokumenta veida kārtas numuru", un dokumentu veidus un to apzīmējumus uzņēmums nosaka pats savos grāmatvedības organizācijas dokumentos. Praktiski tas nozīmē: viena veida rēķiniem kārtas numuri nedrīkst atkārtoties. Numerācija, kas sākas no jauna katram klientam, šo nosacījumu pārkāpj, ja vien katra sērija nav aprakstīta kā atsevišķs dokumenta veids.

PVN: visticamāk, tas tev nav jāpieskaita

Jauns pašnodarbinātais gandrīz nekad nav PVN maksātājs. Reģistrācijas slieksnis ir 50 000 eiro, un no 2025. gada 1. janvāra to skaita par kalendāra gadu, nevis par iepriekšējiem 12 mēnešiem (PVN likuma 59. panta pirmā daļa). Ja slieksnis pārsniegts ne vairāk kā par 5000 eiro, reģistrēšanos ir tiesības atlikt līdz kalendāra gada beigām (59. panta ceturtā daļa).

Kamēr neesi reģistrēts PVN maksātāju reģistrā, rēķinā PVN nepieskaita un PVN reģistrācijas numuru nenorāda — tāda vienkārši nav. Speciāls ieraksts "nav PVN maksātājs" nevienā rekvizītu sarakstā nav prasīts, bet klienta grāmatvedim tas ietaupa zvanu. Kad reģistrācija notiek, rēķina saturu sāk noteikt arī PVN likuma 125. panta pirmā daļa — tā ir atsevišķa tēma.

Ja klients ir valsts vai pašvaldības iestāde, PDF neder

Šis pārsteidz visbiežāk. Grāmatvedības likuma 11. panta četrpadsmitā daļa prasa rēķinu citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam noformēt kā strukturētu elektronisko rēķinu, un pārejas noteikumu 8. punkts atlika šo pienākumu tikai tiem saņēmējiem, kas nav budžeta iestādes. Rēķiniem valsts un pašvaldību iestādēm tas tāpēc ir spēkā kopš 2025. gada 1. janvāra.

Strukturēts e-rēķins nav PDF, lai cik skaisti noformēts. Likums to definē kā rēķinu formātā, "kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt" un atbilst standartam LVS EN 16931-1:2017; praksē Latvijā tas nozīmē XML failu, kura struktūra atbilst UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai — to prasa MK noteikumu Nr. 749 7. punkts.

Pienākums attiecas arī uz pašnodarbinātajiem: termins "uzņēmums" Grāmatvedības likumā ietver arī "citas fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību". Apgrozījuma vai summas sliekšņa nav, un neviens no trim 11. panta sešpadsmitās daļas izņēmumiem pašnodarbināto kā personu neatbrīvo.

Kā to izpildīt praktiski: valsts portālā Latvija.gov.lv e-rēķinu var izveidot manuāli, aizpildot formu, un nosūtīt caur e-adresi — VDAA norāda, ka forma šobrīd veido komercrēķinu. Ja rēķinu ir daudz, to pašu XML ģenerē grāmatvedības programmas; Uzskaiti.lv ir viena no tām.

Rēķini citiem uzņēmumiem (B2B) strukturētā formātā obligāti kļūs no 2028. gada 1. janvāra — sākotnējais 2026. gada termiņš pārejas noteikumu 8. punktā tika nomainīts ar Saeimas 2025. gada 5. jūnijā pieņemtajiem grozījumiem. Daļa interneta avotu joprojām raksta "no 2026. gada visiem uzņēmumiem"; tas ir novecojis.

Pēc rēķina: divas lietas, ko neaizmirst

Iegrāmatošana. Vispārīgais termiņš ir 20 dienas pēc tā mēneša beigām, kurā dokuments izsniegts. Taču Grāmatvedības likuma 13. panta otrā daļa pašnodarbinātajiem, kuru apgrozījums iepriekšējā gadā nepārsniedz 300 000 eiro, atļauj iegrāmatot ne vēlāk kā 15 dienu laikā pēc ceturkšņa beigām. Ieņēmumus reģistrē saimnieciskās darbības ieņēmumu un izdevumu uzskaites žurnālā.

Glabāšana. Rēķinus glabā "līdz dienai, kad tie nepieciešami" darījuma izsekojamībai, "bet ne īsāku par pieciem gadiem" (28. panta 5. punkts). Pieci gadi ir grīda, nevis termiņš — sestajā gadā iznīcināt drīkst tikai tad, ja dokuments vairs nav vajadzīgs. Algu dokumentiem termiņi ir garāki.