Rēķins ārvalstu klientam: valoda, valūta un rekvizīti

Klients Berlīnē vai Ņujorkā gaida rēķinu šodien, bet tu nezini, vai drīkst rakstīt tikai angliski, dolāros un bez PVN. Šis raksts sakārto trīs lēmumus, kas nosaka visu rēķinu, un parāda trīs gatavus piemērus.

Kļūda ārvalstu rēķinā maksā dārgāk nekā vietējā. Klients rēķinu atgriež, maksājums iestrēgst bankā vai tavā uzskaitē parādās summa, ko nevar sasaistīt ar ienākumu.

Rēķins ārvalstu klientam nav sarežģītāks par vietējo. Tajā vienkārši ir vairāk lēmumu, un tie jāpieņem, pirms atver rēķina veidlapu.

Pirms atver rēķinu: 3 jautājumi, kas nosaka visu pārējo

Lielākā daļa kļūdu rodas, kad rēķinu aizpilda lauku pēc lauka un lēmumus pieņem pa ceļam. Atbildi uz šiem trim jautājumiem iepriekš, un aizpildīšana kļūst par mehānisku darbu.

Kur atrodas klients — Latvijā, ES vai ārpus ES?

No klienta atrašanās vietas atkarīgs, kā tu rīkojies ar PVN un kādi bankas dati vajadzīgi maksājumam. Uzņēmumam Vācijā un uzņēmumam ASV ir atšķirīgi noteikumi, pat ja abi maksā par vienu un to pašu pakalpojumu.

Noskaidro arī, vai klients ir uzņēmums vai privātpersona. Uzņēmumam vajag juridisko nosaukumu un reģistrācijas numuru, privātpersonai — vārdu, uzvārdu un adresi.

Vai tu esi PVN maksātājs?

Šis jautājums izšķir, vai rēķinā vispār ir PVN rinda. Ja neesi reģistrēts PVN maksātājs, PVN rindas nav un kopsumma ir vienāda ar cenu. Ja esi, rēķinam vajag vairāk lauku — tos skaidro sadaļa par PVN.

Kādā valūtā klients maksās?

Vienojies par valūtu pirms rēķina izrakstīšanas, nevis tad, kad klients jau saņēmis PDF. Eiro ir vienkāršākais variants, bet klienti ASV vai Apvienotajā Karalistē bieži grib maksāt savā valūtā.

Jautājums	Atbilde	Kas mainās rēķinā
Kur ir klients?	Latvijā	Parasts rēķins, bez papildu laukiem
	ES	Klienta PVN numurs, ja tas ir reģistrēts; PVN atzīme pārbaudāma
	Ārpus ES	PVN režīms pārbaudāms; BIC/SWIFT obligāti
Vai esi PVN maksātājs?	Nē	Nav PVN rindas, kopsumma = cena
	Jā	PVN reģ. nr., summa bez PVN, likme, PVN summa, kopsumma
Kādā valūtā?	EUR	Viena valūta visās summās
	USD, GBP u. c.	Valūtas kods pie katras summas, eiro ekvivalents tavai uzskaitei

Kad atbildes ir skaidras, pats rēķins aizņem dažas minūtes. Uzskaiti.lv bezmaksas plānā tu pievieno klientu, izveido rēķinu un nosūti to PDF formātā uz e-pastu.

Kādā valodā rakstīt rēķinu ārvalstu klientam

Latviešu valodas rēķinu ārvalstu klients, visticamāk, nesapratīs, un viņa grāmatvedis to var atgriezt. Tavam grāmatvedim Latvijā savukārt ērtāk strādāt ar dokumentu, kurā lauki ir saprotami latviski.

Divvalodu rēķins (LV/EN) — drošākais variants

Divvalodu rēķinā katram laukam ir abi nosaukumi, piemēram, "Rēķins / Invoice" un "Apmaksas termiņš / Due date". Viens dokuments der gan klientam, gan tavai uzskaitei, un nav jāizvēlas viena puse.

Tas ir praktiskākais variants, ja neesi pārliecināts, ko no tevis prasīs. Pakalpojuma aprakstu vari rakstīt angliski, ja tā esat vienojušies līgumā.

Kad pietiek ar angļu valodu

Ja ar klientu strādā regulāri un līgums ir angliski, daudzi freelanceri izraksta rēķinu tikai angļu valodā. Vai tas der tavai uzskaitei, pārbaudi ar savu grāmatvedi — tieši viņam ar šo dokumentu būs jāstrādā.

Pilnu paraugu ar visu lauku tulkojumiem atradīsi rakstā par rēķinu angļu valodā.

Valūta: EUR, USD, GBP — ko drīkst un kas jānorāda

Tieši valūta ārvalstu rēķinu visbiežāk padara neskaidru. Noteikums ir vienkāršs: vienā rēķinā ir viena valūta, un tā norādīta tā, lai to nevarētu pārprast.

Rēķins eiro ārvalstu klientam

Ja klients piekrīt maksāt eiro, valūtas kursa jautājums atkrīt — summa uzskaitē ir tā pati, kas rēķinā. ES klientiem tas parasti ir pašsaprotami, un daudzi klienti ārpus ES arī var maksāt eiro.

Norādi "EUR" pie katras summas vai vismaz pie kopsummas. Simbols "€" starptautiskā rēķinā der, bet kods "EUR" nav pārprotams nevienā valstī.

Rēķins citā valūtā: kas jānorāda papildus

Ja klients maksās USD vai GBP, norādi valūtas kodu pie katras summas: cenas, starpsummas un kopsummas. Nekad nejauc divas valūtas vienā rēķinā, piemēram, cenu dolāros un kopsummu eiro.

Pārbaudi, vai tavs bankas konts pieņem maksājumu šajā valūtā un vai banka to automātiski konvertē eiro. Vienojies ar klientu, kurš sedz pārskaitījuma komisijas, lai saņemtā summa bez skaidra iemesla nebūtu mazāka par rēķinā norādīto.

Valūtas kurss un summa eiro uzskaitei

Tavā uzskaitē Latvijā šis ienākums jāatspoguļo eiro. Šeit ir jautājumi bez vienas universālas atbildes: kuras iestādes publicēto kursu lietot un kura datuma kursu ņemt — rēķina datuma vai maksājuma saņemšanas dienas.

Pirms pirmā rēķina citā valūtā pārbaudi šo kārtību ar savu grāmatvedi vai VID skaidrojumos. Kad kārtība noteikta, piemēro to vienādi visiem rēķiniem citā valūtā.

Obligātie rekvizīti rēķinā ārvalstu klientam

Ārvalstu rēķinam ir tie paši pamata rekvizīti, kas vietējam, plus bankas dati starptautiskam maksājumam. Klienta datus savāc rakstiski, vislabāk e-pastā, pirms atver rēķinu.

Tavi dati

• vārds, uzvārds vai uzņēmuma nosaukums;
• personas kods vai reģistrācijas numurs;
• adrese;
• PVN reģistrācijas numurs, ja esi PVN maksātājs.

Klienta dati

Uzņēmumam:

• pilns juridiskais nosaukums, nevis zīmola vai produkta nosaukums;
• reģistrācijas numurs;
• juridiskā adrese, ieskaitot valsti;
• PVN numurs, ja klients ir reģistrēts PVN maksātājs;
• e-pasts, uz kuru sūtīt rēķinu.

Privātpersonai pietiek ar vārdu, uzvārdu, adresi un e-pastu.

Bankas dati ārvalstu maksājumam

Ārvalstu klientam ar IBAN vien bieži nepietiek. Norādi:

• IBAN;
• BIC/SWIFT kodu;
• bankas nosaukumu.

Bez BIC/SWIFT klienta banka ārpus ES maksājumu var neapstrādāt vai prasīt papildu informāciju, un apmaksa aizkavējas. Pilnu sarakstu ar katra lauka skaidrojumu atradīsi rakstā par rēķina obligātajiem rekvizītiem.

PVN, ja klients ir ārzemēs

Pie PVN lielākā daļa freelanceru apstājas. Atbilde atkarīga no diviem faktiem: tava PVN statusa un klienta atrašanās vietas.

Ja neesi PVN maksātājs — PVN rindas nav, summa = cena

Ja neesi reģistrēts PVN maksātājs, rēķinā nav PVN rindas neatkarīgi no tā, kur atrodas klients. Kopsumma ir tieši tā cena, par kuru vienojāties.

Ko tieši rakstīt šādā rēķinā, skaidro raksts par rēķinu bez PVN freelanceram.

Ja esi PVN maksātājs un klients ir ES uzņēmums

Rēķinā jābūt tavam PVN reģistrācijas numuram, summai bez PVN, piemērotajai likmei, PVN summai un kopsummai. Ja klients ir reģistrēts PVN maksātājs, norādi arī viņa PVN numuru.

Vai pakalpojumam piemērojama apgrieztā maksāšana un kāds formulējums par to jāieraksta rēķinā, ir atsevišķs jautājums. To skaidro raksts par rēķinu ES klientam, bet precīzo formulējumu pirms sūtīšanas pārbaudi ar grāmatvedi vai VID.

Ja klients ir ārpus ES

PVN režīms pakalpojumam klientam ASV, Apvienotajā Karalistē, Norvēģijā vai Šveicē atkarīgs no pakalpojuma veida un klienta statusa. Nepieņem, ka PVN automātiski nav tikai tāpēc, ka klients ir tālu.

Ja esi PVN maksātājs, pirms pirmā šāda rēķina pārbaudi režīmu ar grāmatvedi vai VID. Kad atbilde zināma, tā attiecas uz visiem līdzīgajiem rēķiniem.

3 piemēri: kā izskatās gatavs rēķins ārvalstu klientam

Summas piemēros ir ilustratīvas. Svarīgi ir tas, kuri lauki parādās un kā tie noformēti.

Piemērs 1: dizaineris, klients Vācijā, EUR, nav PVN maksātājs

• Pakalpojums: Logo dizaina izstrāde un 2 korekciju kārtas
• Summa: 900,00 EUR
• PVN: rindas nav, kopsumma 900,00 EUR
• Klients: pilns juridiskais nosaukums, reģ. nr., adrese Vācijā, PVN nr., ja klients ir reģistrēts
• Bankas dati: IBAN, BIC/SWIFT, bankas nosaukums

Rēķins ir divvalodu, valūta — viena. Ja dizaineris būtu PVN maksātājs, tas kļūtu par ES klienta gadījumu ar papildu PVN laukiem.

Piemērs 2: programmētājs, klients ASV, USD

• Pakalpojums: Mājaslapas funkcionalitātes izstrāde: kontaktforma un kļūdu labojumi
• Summa: 1 500,00 USD
• PVN: programmētājs nav PVN maksātājs, tāpēc rindas nav, kopsumma 1 500,00 USD
• Klients: juridiskais nosaukums, reģistrācijas numurs, adrese ASV, ieskaitot štatu
• Bankas dati: IBAN, BIC/SWIFT, bankas nosaukums; iepriekš pārbaudīts, ka konts pieņem USD

Kods "USD" ir pie cenas un pie kopsummas. Eiro ekvivalentu programmētājs aprēķina savai uzskaitei pēc kārtības, ko saskaņojis ar grāmatvedi.

Piemērs 3: konsultants, klients Apvienotajā Karalistē, GBP

• Pakalpojums: Pārdošanas procesa konsultāciju bloks: 4 sesijas pa 90 minūtēm
• Summa: 800,00 GBP
• PVN: konsultants ir PVN maksātājs, tāpēc rēķinā ir viņa PVN reģ. nr.; PVN režīmu klientam ārpus ES viņš pārbaudījis ar grāmatvedi pirms pirmā rēķina
• Klients: juridiskais nosaukums, reģistrācijas numurs, adrese Apvienotajā Karalistē
• Bankas dati: IBAN, BIC/SWIFT, bankas nosaukums

PVN maksātājam gadījums ārpus ES nav "tukšs lauks". Tas ir lēmums, ko pieņem vienreiz un piemēro konsekventi.

Biežākās kļūdas rēķinā ārvalstu klientam

Vispārīgs pakalpojuma apraksts

"Programmēšana" vai "darbi pie vizuālā projekta" ārvalstu klienta grāmatvedim neko neizsaka. Raksti konkrētu nodevumu: "Mājaslapas funkcionalitātes izstrāde: kontaktforma un kļūdu labojumi".

Trūkst BIC/SWIFT vai klienta juridiskā nosaukuma

Zīmola nosaukums nav juridiskais nosaukums. Ja klients savā sistēmā rēķinu nevar sasaistīt ar uzņēmumu, apmaksa gaida, līdz tu to izlabo.

Valūta nav norādīta vai summa jaukta divās valūtās

Summa "1500" bez valūtas koda ir neskaidra. Tikpat slikti ir cena dolāros un kopsumma eiro vienā dokumentā.

PVN rinda tur, kur tai nav jābūt (vai otrādi)

Ja neesi PVN maksātājs, rinda "PVN 0 %" rada jautājumus, kuru varēja nebūt vispār. Ja esi maksātājs, bez PVN laukiem rēķins ir nepilnīgs.

Numurs ārpus kārtas, jo ārvalstu rēķins "skaitās atsevišķi"

Ārvalstu rēķins nav atsevišķa sērija. Tas iet tajā pašā secīgajā, neatkārtojamajā numerācijā kā visi pārējie, piemēram, "2026-014" pēc "2026-013". Kā izveidot sistēmu, kas strādā gadiem, skaidro raksts par rēķinu numerāciju Latvijā.

Ja kļūdu pamani tikai pēc nosūtīšanas, nelabo PDF klusām — izlasi, kā labot rēķinu pēc nosūtīšanas.

Pārbaude pirms nosūtīšanas: 10 punkti

1. Valoda: rēķins ir divvalodu vai angliski, un tavs grāmatvedis to pieņem.
2. Valūta: viena valūta, kods pie katras summas.
3. Tavi dati: vārds vai nosaukums, personas kods vai reģ. nr., adrese.
4. PVN statuss: tavs PVN reģ. nr. ir rēķinā tikai tad, ja esi maksātājs.
5. Klients: pilns juridiskais nosaukums, reģ. nr., adrese ar valsti.
6. Klienta PVN numurs, ja klients ir reģistrēts.
7. PVN rinda atbilst tavam statusam un klienta atrašanās vietai.
8. Bankas dati: IBAN, BIC/SWIFT, bankas nosaukums.
9. Numurs turpina kopējo secību, nevis sāk jaunu sēriju.
10. Apmaksas termiņš ir konkrēts datums, un pakalpojuma apraksts ir konkrēts nodevums. Kādu termiņu izvēlēties, skaidro raksts par rēķina apmaksas termiņu.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai rēķinu ārvalstu klientam drīkst izrakstīt tikai angļu valodā?

Daudzi freelanceri tā dara, ja līgums ir angliski. Vai tikai angļu valodas dokuments der tavai uzskaitei, pārbaudi ar grāmatvedi. Divvalodu rēķins šo jautājumu noņem.

Vai pašnodarbinātais drīkst izrakstīt rēķinu dolāros?

Rēķinā var norādīt valūtu, par kuru esi vienojies ar klientu, ja visas summas ir šajā valūtā un kods ir norādīts. Savai uzskaitei tev vajadzēs summu eiro — pārrēķina kārtību saskaņo ar grāmatvedi vai pārbaudi VID skaidrojumos.

Vai ārvalstu klientam jāpievieno PVN?

Ja neesi PVN maksātājs, nē — PVN rindas rēķinā nav. Ja esi maksātājs, atbilde atkarīga no tā, vai klients ir ES uzņēmums vai atrodas ārpus ES. To pārbaudi ar grāmatvedi vai VID pirms pirmā rēķina.

Izraksti rēķinu ārvalstu klientam bez ķēpāšanās

Ārvalstu rēķins ir vienkāršs, kad trīs lēmumi pieņemti iepriekš: kur ir klients, vai esi PVN maksātājs un kādā valūtā klients maksās. Pārējais ir pareizi aizpildīti rekvizīti un 10 punktu pārbaude pirms nosūtīšanas.

Uzskaiti.lv saskarne ir latviski un angliski. Tu izveido kontu, pievieno klientu, izveido rēķinu, nosūti to PDF formātā uz e-pastu un redzi tā statusu līdz apmaksai. Bezmaksas plānā vari izrakstīt līdz 10 rēķiniem mēnesī.

Izveido kontu un nosūti pirmo rēķinu