Rēķina obligātie rekvizīti 2026: kas jānorāda

Rēķins bez klienta PVN numura vai ar numuru, kas secībā izlaists, klientam var maksāt priekšnodokļa atskaitījumu, bet tev — nedēļu kavētu apmaksu. Šeit ir rēķina obligātie rekvizīti trīs situācijām: tu esi PVN maksātājs, tu neesi PVN maksātājs vai tu izraksti rēķinu klientam citā ES valstī.

Klāt ir atbilde uz šī gada biežāko jautājumu: vai e-rēķins maina to, kas rēķinā jānorāda? Īsi: rekvizīti un formāts ir divas dažādas lietas, un tās nav vērts jaukt kopā.

Īsā atbilde: kas obligāti jānorāda katrā rēķinā

Rēķins grāmatvedībā ir attaisnojuma dokuments. Tam jāatbilst Grāmatvedības likumam, bet PVN maksātājam arī PVN likumam.

Vienā teikumā: rēķinā jābūt skaidri redzamam, kas to izrakstīja, kam, kad, ar kādu numuru, par ko un par kādu summu.

Rekvizīti, kas vajadzīgi visiem neatkarīgi no PVN statusa

Šie lauki vajadzīgi katrā rēķinā, vienalga, vai tu esi SIA ar PVN reģistrāciju vai pašnodarbinātais bez tās:

• Dokumenta nosaukums: "Rēķins", "Avansa rēķins" vai "Kredītrēķins". Tas parāda, kāda darījuma dokuments tas ir.
• Rēķina numurs: unikāls un secīgs. Ja numurs atkārtojas, divus dokumentus vairs nevar atšķirt.
• Izrakstīšanas datums. Ja piegāde vai pakalpojums notika citā datumā, norādi arī to.
• Tavi dati: nosaukums vai vārds un uzvārds, reģistrācijas numurs, adrese.
• Klienta dati: nosaukums vai vārds un uzvārds, reģistrācijas numurs, adrese.
• Darījuma saturs: kas piegādāts vai paveikts, daudzums un mērvienība.
• Summa: vienības cena un kopsumma, ar valūtu.

Ja trūkst kaut viena lauka, grāmatvedim nav uz ko balstīt ierakstu, un klients rēķinu var atgriezt.

Kur meklēt likuma tekstu: PVN likums un Grāmatvedības likums

Primārie avoti ir divi. Grāmatvedības likums nosaka attaisnojuma dokumenta rekvizītus, Pievienotās vērtības nodokļa likums nosaka PVN rēķina rekvizītus. Abu konsolidētās versijas ir pieejamas likumi.lv.

Pirms maini rēķina veidni, izlasi aktuālo redakciju pats vai lūdz grāmatvedim to pārbaudīt. Pantu numurus ņem no spēkā esošā likuma teksta, nevis no pārstāsta, arī no šī.

Rēķina obligātie rekvizīti PVN maksātājam

Klientam, kurš arī ir PVN maksātājs, tavs rēķins ir pamats priekšnodokļa atskaitīšanai. Tāpēc katrs PVN lauks ir svarīgs.

PVN reģistrācijas numuri: tavs un klienta

Norādi savu PVN reģistrācijas numuru. Ja klients ir PVN maksātājs, norādi arī viņa PVN numuru. Ar uzņēmuma reģistrācijas numuru vien nepietiek.

Šie numuri izskatās līdzīgi, bet nav viens un tas pats. Latvijas PVN numuram reģistrācijas numura priekšā ir "LV", un tieši šo atšķirību pārbauda klienta grāmatvedis.

PVN likme, PVN summa un summa bez PVN

Katrai rēķina pozīcijai vai pozīciju grupai jābūt redzamai:

• summai bez PVN;
• piemērotajai PVN likmei;
• PVN summai euro.

Ja rēķinā ir pozīcijas ar dažādām likmēm, summu bez PVN un PVN summu norādi atsevišķi katrai likmei. Viena kopēja "PVN" rinda bez likmes klientam nepasaka, ko tieši viņš atskaita.

Ja PVN netiek piemērots: atbrīvojums vai apgrieztā maksāšana

Ja darījums ir atbrīvots no PVN vai tam piemēro nodokļa apgriezto maksāšanu, PVN summas laukā nav ko rakstīt. Tā vietā rēķinā norādi iemeslu.

Rēķins ar 0 PVN un bez skaidrojuma izskatās pēc kļūdas, un klienta grāmatvedis to tā arī uztvers. Ieraksti, kāpēc PVN netiek piemērots (atbrīvojums vai apgrieztā maksāšana), un konkrēto pamatu no PVN likuma.

Rēķina rekvizīti, ja neesi PVN maksātājs

Ja neesi PVN maksātāju reģistrā, tavs rēķins ir vienkāršāks. Visi kopējie rekvizīti paliek, PVN lauku nav.

Ko norādīt PVN vietā

PVN likmi, PVN summu un PVN numuru tu nenorādi, jo tev tādu nav. "PVN 0%" ir kļūda: tas rada iespaidu, ka esi PVN maksātājs, kurš piemēro nulles likmi.

Praksē rēķinā raksta "Nav PVN maksātājs". Tā klients uzreiz redz, kāpēc summā nav nodokļa. Piemēri ir rakstā par to, ko norādīt rēķinā bez PVN.

Pašnodarbinātā rēķins: vārds, personas kods vai reģistrācijas numurs, adrese

Pašnodarbinātais rēķinu izraksta savā vārdā. Norādi:

• vārdu un uzvārdu;
• nodokļu maksātāja reģistrācijas numuru (fiziskai personai parasti tas ir personas kods);
• adresi, kas VID reģistrēta kā saimnieciskās darbības adrese, vai deklarēto adresi.

Personas kodu nav patīkami rādīt, bet bez tā klients savā uzskaitē nevar identificēt piegādātāju. Ja šis būs tavs pirmais rēķins, izmanto ceļvedi par to, kā pašnodarbinātajam izrakstīt pirmo rēķinu.

Rēķins klientam citā ES valstī: papildu norādes

Ja klients ir uzņēmums citā ES valstī, rēķina pamats paliek tas pats. Klāt nāk divas lietas, kas nosaka, kurš maksā PVN.

Klienta PVN numurs un apgrieztās maksāšanas norāde

Pakalpojumiem uzņēmumam citā ES valstī parasti piemēro nodokļa apgriezto maksāšanu: PVN aprēķina un maksā klients savā valstī. Tāpēc rēķinā jābūt klienta derīgam PVN numuram ar valsts prefiksu, piemēram, DE vai EE.

Norādi arī, ka piemēro apgriezto maksāšanu. Angliski to raksta "Reverse charge". Pirms izraksti rēķinu, pārbaudi klienta PVN numuru ES VIES sistēmā.

Valoda un valūta

Ārvalstu klientam rēķins bieži vajadzīgs angliski, dažreiz arī citā valūtā. Rekvizītu saraksts nemainās, mainās tikai formulējums.

Lauku nosaukumi angliski ir apkopoti rēķina paraugā angļu valodā.

Kas notiek, ja kāda rekvizīta trūkst

Trūkstošs rekvizīts reti nozīmē sodu nākamajā dienā. Parasti klients rēķinu atgriež, apmaksa aizkavējas, un tev jāizraksta jauns dokuments.

Klients nevar atskaitīt priekšnodokli

Priekšnodokļa atskaitīšanai PVN maksātājam vajadzīgs korekts PVN rēķins. Ja trūkst tava PVN numura, klienta PVN numura vai PVN sadalījuma pa likmēm, klienta grāmatvedis rēķinu neapstiprinās.

Rēķins netiek apmaksāts, kamēr nav izlabots. Klientam tas ir PVN deklarācijas jautājums, tev — naudas plūsmas jautājums.

Labots rēķins vai kredītrēķins: kā izvēlēties

Ja kļūdu pamani pirms nosūtīšanas, izlabo melnrakstu. Ja rēķins jau nosūtīts, izvēlies starp labošanu un kredītrēķinu.

Princips: ja kļūda ir rekvizītā, bet summa un darījums ir pareizi, parasti pietiek ar labotu rēķinu. Kā to izdarīt korekti, skaidro raksts par to, kā labot rēķinu pēc nosūtīšanas. Ja mainās summa vai darījums tiek atcelts pilnībā vai daļēji, izlasi, kad izrakstīt kredītrēķinu.

E-rēķins 2026. gadā: kas mainās un kas nemainās

Neskaidrība ap e-rēķiniem rodas, jo divi atšķirīgi jautājumi tiek uzdoti kā viens.

Rekvizīti pret formātu

Rekvizīti nosaka, kas rēķinā jānorāda. E-rēķina prasības nosaka, kādā formā rēķins nonāk pie klienta.

Strukturēts elektroniskais rēķins ir mašīnlasāms fails noteiktā formātā, nevis PDF ar tekstu. Lauki tajā ir tie paši: piegādātājs, klients, numurs, datums, pozīcijas, summas, PVN. Ja tavs rēķins šodien nav pilnīgs, e-rēķins to nepadarīs pilnīgu. Trūkums tikai atklāsies ātrāk, jo sistēma neaizpildītu lauku nepieņems.

Kam strukturētais e-rēķins attiecas

Kuriem uzņēmumiem un darījumiem strukturētais e-rēķins jau ir obligāts un kad tas attieksies uz pārējiem, ir atsevišķs jautājums ar saviem termiņiem. To skaidro raksts par to, kam strukturētais e-rēķins Latvijā jau šodien ir obligāts.

Secinājums šim rakstam: sakārto rekvizītus tagad. Tie būs vajadzīgi jebkurā formātā.

Biežākās kļūdas rēķina rekvizītos

Lielākā daļa kļūdu nerodas no likuma nezināšanas. Tās rodas, kad kopē vecu rēķinu un nomaina tikai summu.

Numerācija ar pārtraukumiem

Rēķinu numuriem jābūt secīgiem. Kopējot rēķinus Word vai Excel, numurs viegli atkārtojas vai tiek izlaists, un pēc pusgada to vairs neviens nevar izskaidrot.

Izvēlies vienu shēmu un turies pie tās visu gadu. Shēmu, kas neplīst, apraksta raksts par rēķinu numerāciju Latvijā.

Nepilns pakalpojuma apraksts un periods

"Konsultācijas — 800 EUR" ir vājš apraksts. Klienta grāmatvedis nezina, par ko un par kuru periodu maksā.

Raksti konkrēti: "Mājaslapas uzturēšana, oktobris, 10 stundas". Pakalpojuma rēķinā periods ir tikpat svarīgs kā summa, īpaši, ja tam pašam klientam izraksti rēķinu katru mēnesi.

Vai rēķinam vajag parakstu

Paraksts nav starp šeit uzskaitītajiem rekvizītiem. Elektroniski sagatavotu un nosūtītu rēķinu var izrakstīt bez paraksta.

Izņēmums ir līgums: ja tas prasa parakstītu rēķinu, rīkojies pēc līguma. Šaubu gadījumā pārbaudi līgumu, nevis paraksti visus rēķinus "katram gadījumam".

Pārbaudes tabula pirms rēķina nosūtīšanas

Pirms nospied "sūtīt", izej cauri tabulai. Tas aizņem mazāk par minūti un ietaupa nedēļu sarakstes ar klienta grāmatvedi.

Rekvizīti pa statusiem

Rekvizīts	PVN maksātājs	Nav PVN maksātājs	ES klients (uzņēmums)
Dokumenta nosaukums	Jā	Jā	Jā
Unikāls, secīgs numurs	Jā	Jā	Jā
Izrakstīšanas datums	Jā	Jā	Jā
Piegādes vai pakalpojuma datums/periods, ja atšķiras	Jā	Jā	Jā
Tavs nosaukums vai vārds, uzvārds, adrese	Jā	Jā	Jā
Tavs reģistrācijas numurs	Jā	Jā	Jā
Tavs PVN numurs	Jā	Nē	Jā, ja esi PVN maksātājs
Klienta nosaukums, adrese, reģistrācijas numurs	Jā	Jā	Jā
Klienta PVN numurs	Jā, ja klients ir PVN maksātājs	Ja klients to prasa	Jā, ar valsts prefiksu
Darījuma apraksts, daudzums, vienības cena	Jā	Jā	Jā
Summa bez PVN, PVN likme, PVN summa	Jā	Nē	Nē, ja piemēro apgriezto maksāšanu
Norāde par PVN nepiemērošanu	Ja PVN netiek piemērots	Praksē "Nav PVN maksātājs"	Apgrieztās maksāšanas norāde
Kopsumma un valūta	Jā	Jā	Jā

Izraksti rēķinu formā, kur obligātie lauki jau ir

Tabula palīdz pārbaudīt rēķinu. Vēl vienkāršāk ir to izrakstīt formā, kur katram rekvizītam ir savs lauks un numurs tiek piešķirts secīgi. Tad nav jāatceras, vai kopētajā veidnē palika iepriekšējā klienta adrese. Izraksti nākamo rēķinu formā ar gataviem laukiem, un tabulu varēsi atstāt kā pēdējo pārbaudi.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kas jānorāda rēķinā, ja neesmu PVN maksātājs?

Visi kopējie rekvizīti: dokumenta nosaukums, numurs, datums, tavi un klienta dati ar reģistrācijas numuriem un adresēm, darījuma apraksts, daudzums, cena un kopsumma. PVN likmi, PVN summu un PVN numuru nenorādi. Ieraksti "Nav PVN maksātājs", lai klients redz, kāpēc summā nav nodokļa.

Vai no 2026. gada PDF rēķinu vairs nedrīkst sūtīt?

Tas atkarīgs no tā, vai uz tevi un konkrēto darījumu attiecas strukturētā e-rēķina pienākums un no kura brīža. Termiņus skaidro raksts par to, kam strukturētais e-rēķins jau ir obligāts. Rekvizīti ir tie paši gan PDF, gan e-rēķinā.

Secinājums: vispirms rekvizīti, formāts pēc tam

Rēķina obligātie rekvizīti ir atkarīgi no tava PVN statusa un klienta atrašanās vietas, nevis no tā, vai rēķins ir PDF vai strukturēts fails. PVN maksātājam svarīgākie ir abi PVN numuri un PVN sadalījums pa likmēm. Pašnodarbinātajam tie ir pareizs reģistrācijas numurs un "PVN 0%" neesamība. ES klientam vajag derīgu PVN numuru un apgrieztās maksāšanas norādi.

Salīdzini savu pēdējo nosūtīto rēķinu ar tabulu. Ja trūkst kaut viena rekvizīta, labo veidni tagad, nevis tad, kad klients rēķinu atgriezīs.

Uzskaiti.lv bezmaksas plānā vari izrakstīt līdz 10 rēķiniem mēnesī. Izraksti rēķinu, kur obligātajiem rekvizītiem jau ir savi lauki.